Déclencher l'onboarding du client
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      Création d'une fiche client et onboarding

      Créez une fiche client sur Tydeck et lancez l'onboarding pour que vos clients puissent : créez des réservations, gérer leurs achats, leur équipe et leur facturation

      Votre but au sein de Tydeck lorsque vous enregistrez un nouveau client est « d’activer une fiche client » afin de pouvoir lancer le processus d’onboarding.

      Pour se faire, c’est très simple :

      • Dans un premier temps, créer un « Nouveau client » via le bouton en haut à gauche de votre écran prévu à cet effet. Il vous sera donc demander de renseigner diverses informations sur le client en question. Au minimum, la création d’une fiche client ne nécessite que le nom de l’entreprise (ou freelance). Le reste des informations pourront être complétées plus tard aussi bien par vous que par le responsable de l’entreprise.
      • Dans un second temps, il vous suffit de suivre le déroulé des onglets en haut de votre fiche client fraîchement crée. Nous allons donc passer de l’onglet « identité » à l’onglet « équipe », pour y « ajouter un contact ».
        Ici, nous renseignerons au minimum les coordonnées de la personne responsable de l’entreprise (attention à bien donner à au moins un contact le statut de responsable). Le reste de l’équipe sera une fois de plus enregistrable ultérieurement par vous ou le dit responsable.
      • Maintenant que nous savons à qui nous adresser, il ne reste plus qu’à enregistrer une réservation via l’onglet « contrat ».
        • Le premier encart consiste à créer une réservation via le bouton « ajouter une réservation ». Le compléter permettra de renseigner les différents éléments nécessaires pour enregistrer une réservation récurrente sur Tydeck.
          • Type de contrat : Tout d’abord vous devrez choisir le type de produit concerné par la réservation. Vous aurez ici le choix d’assigner le client à une zone de coworking ou bien à un bureau. Pour savoir quelle est la différence entre les produits, nous vous recommandons de vous reporter à la partie sur les différents types de produits.
          • Montant : La deuxième étape du formulaire vous invitera à renseigner le montant du loyer que vous facturerez à votre client pour l’occupation du/des poste(s). Le montant est donc exprimé hors taxes et de manière mensuelle.
          • Début du contrat : Ensuite, renseignez la date d’arrivée de votre client dans l’espace. Nous prendrons cette date comme référence pour envoyer les mails d’onboarding, si vous en avez créés. C’est aussi à partir de cette date que commencera la génération de factures.
            NB : Par défaut l’option prorata temporis est activée, ce qui implique que la première facture se fera faite en fonction des jours restants du mois en cours. Par exemple : Si vous faites votre facturation tous les 1ers du mois et que vous enregistrez un client avec une date d’arrivée le 15 juin. Avec le prorata temporis, le calcul de la facturation se fera du 15 au 30 juin soit environ 50% du mois et donc du montant renseigné.
          • Fin de contrat : Cette date est optionnelle pour la complétion du formulaire. Si vous n’avez pas encore d’informations sur le départ de votre client, vous pouvez laisser cette case vide. Nous continuerons de générer les factures et accès jusqu’à ce que vous renseigniez une date de fin de contrat.
          • Nom de la zone : La liste qui apparaît ici dépend du choix fait dans le type de contrat. Nous vous afficherons l’ensemble des zones disponibles pour le type sélectionné, vous permettant ainsi d’assigner votre client à la zone choisie.
          • Postes : Ensuite, vous allez devoir renseigner le nombre de postes que l’entreprise est autorisée à occuper. Le responsable de l’entreprise ne pourra donc pas onboarder en simultanée plus de coworkers que prévu.
          • Crédits de réunions : Pour finir, vous avez la possibilité d’ajouter des crédits de salles de réunion à la réservation de votre client. Ces crédits, exprimés en heures, sont automatiquement rechargés tous les mois (sans cumul possible). Ils permettent à vos clients de réserver des salles de réunion sans engendrer de surcoût. Lors de l’épuisement des crédits, vos clients peuvent continuer de réserver mais se verront facturer du prix horaire de la salle en question à la fin du mois.
          • Il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre formulaire pour créer la réservation
        • À cette étape l’onboarding est prêt à être démarré, pour se faire vous pouvez vous rendre sur la fiche équipe de l’entreprise et cliquer sur l’enveloppe à côté du nom du responsable. Les éléments ci-dessous sont optionnels pour débloquer l’onboarding mais peuvent vous servir à ajouter des éléments de facturation.
        • Le second encart, si vous avez l’option marketplace, consiste quant à lui à enregistrer des réservations ponctuelles. Vous pouvez y ajouter des formules paramétrées dans la marketplace. Ces dernières seront, à l’image de la réservation faite précédemment, ajouter à la facturation du mois de votre client.
        • Le troisième encart (ou second si vous n’avez pas l’option marketplace) vous permet d’ajouter des produits additionnels. Il vous servira à ajouter divers éléments à la facture de votre client. Tout comme pour la réservation, un formulaire avec les informations nécessaires est à remplir :
          • Pour commencer, cliquez sur le bouton « ajouter un produit » pour faire apparaître le formulaire.
          • Libellé : Première information à donner, il s’agit du nom du produit qui apparaîtra sur la facture de votre client.
          • Date de début : Même principe que pour la réservation, nous nous baserons sur cette date pour commencer à prendre en compte le produit dans la facturation.
          • Date de fin : Date à laquelle nous cesserons de prendre en compte le produit dans la facturation.
          • Type : Par défaut cette option sera sur « autre ». Lors de la prise en main de l’application, vous pouvez demander à nos équipes de vous renseigner des types de produits par défaut. Cette action a pour but de catégoriser vos produits et de pré-paramétré certains champs du formulaire.
          • Récurrence : Vous permet de mettre une récurrence sur le produit avec les choix suivants :
            • Aucune
            • Mensuelle
            • Trimestrielle
            • Semestrielle
            • Annuelle
          • Espace : En cas de gestion multi-espaces, vous pourrez renseigner le produit sur l’espace adéquat.
          • Prix unitaire HT : Renseignez le montant hors taxes du produit facturé.
          • Quantité : Permet d’ajuster le nombre d’unité du produit créé
          • Taux de TVA : Vous pouvez sélectionner la TVA de ce produit, par défaut la TVA renseignée correspond à celle de l’espace en général. Si vous avez besoin d’un taux différent, merci de contacter nos équipes pour que nous vous l’ajoutions dans cette liste.
          • Il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre formulaire pour créer le produit additionnel

        • Les différents éléments pour l’onboarding sont maintenant prêts vous pouvez dès à présent vous rendre dans l’équipe et lancer l’onboarding du responsable via le bouton avec une enveloppe à côté de son nom. L'onboarding pour le reste de l'équipe sera lancé automatiquement une fois que le responsable aura complété le sien et validé sont équipe éventuelle.