Personnalisez vos messages sur Tydeck : configurez mails d'onboarding, rubriques d'aide, et alertes automatiques pour une communication fluide avec vos clients
Pour personnaliser votre l'expérience utilisateur de vos clients, vous pourrez configurer les différents messages de l'application via l'onglet.
Voici les éléments présents sur cette page :
Paramétrage des mails d’onboarding
Lors de la création d’un compte client, l’étape finale consistera à déclencher l’onboarding de ce dernier.
Cette étape est l’un des premiers points de contacts entre votre client et votre interface Tydeck. Par défaut, seul le mail de création de compte Tydeck sera envoyé. Afin de personnaliser l’expérience de vos coworkers, et de ne pas les perdre, vous avez la possibilité d’ajouter différents mails. Il est donc important de les régler correctement (et de les activer) :
NB : l'intitulé de ces mails est purement indicatif. Seul importe l'objet et le contenu du mail.
Seul le timing à une importance ici.
- J-7 Accueil: Il s’agit du premier mail qui sera envoyé 7 jours avant la date de début de contrat. C’est en général dans ce mail que vous expliquerez à vos clients le fonctionnement de l’espace et que vous lui communiquerez des informations importantes comme les coordonnées de la personne responsable du lieu par exemple.
- J-4 Accès : Ce mail est donc envoyé 4 jours avant la date de début de contrat. Nous vous conseillons à ce moment, de communiquer les informations d’accès à votre établissement comme l’adresse, les moyens de transports à proximité, l’éventuel code pour ouvrir une porte. Si vous avez connecté un système de contrôle d’accès relié à Tydeck : une fois la configuration du connecteur terminée, ce mail d’accès sera automatiquement fourni et envoyé par Tydeck afin de communiquer l’application à télécharger, les QR codes avec les accès etc…
- J-1 Wifi : Nous arrivons maintenant à la veille de l’arrivée de votre client dans l’espace. Une fois de plus, cela ne reste que des recommandations, mais nous vous invitons à envoyer les informations de connexions à votre Wifi afin de fluidifier l’expérience de vos clients.
- Jour J Accueil : Probablement le mail le plus utilisé, ce dernier a souvent pour but de souhaiter la bienvenue à votre client et de faire un récapitulatif des informations clés. Nous vous recommandons par ailleurs d’expliquer rapidement votre fonctionnement avec Tydeck car le mail obligatoire avec les accès à Tydeck arrivera quasiment en même temps.
Quelques informations supplémentaires :
- Lorsque vous déclencher un onboarding le jour même de l’arrivée du client (le jour de la date renseignée en début de contrat), ce dernier recevra l’intégralité des mails précédents s’ils ont été activés
- Pour vous aider dans votre mise en place, voici quelques modèles de mail d’onboarding :
-
- ONBOARDING J-7
Bonjour #firstname,
Ton arrivée chez XXXXX approche à grand pas !
Si tu as des questions avant je jour J n’hésite pas à nous les poser, voici quelques contacts utiles :
- Dupont Dupont, responsable XXXXXX
- Dupont Dupont, responsable XXXXXX
- Dupont Dupont, responsable XXXXXX
Bref rappel des règles de bonnes conduites dans nos espaces :
- XXXXXXXXXXXX
- XXXXXXXXXXXX
- XXXXXXXXXXXX
Et pour finir, quelques infos pratiques avant ton arrivée :
- L’adresse est XXXXXXXXXXXX
- Accessible depuis XXXXXXXXXXXX
- Parking situé XXXXXXXXXXXX
Nous avons hâte de t’accueillir la semaine prochaine !
A très vite !
- ONBOARDING J-4 : Accès (sans contrôle d’accès)
Bonjour #firstname,
Nous sommes ravis de t'accueillir prochainement chez « XXXXXX » !
Pour te rendre sur place :
📍Route XXXXXX à côté de XXXXXXXX
🚗 PARKING situé XXXXXXXXX
🚪 ENTRÉE porte n°XXXXXX
🔐 ACCÉS par QR Code / interphone / « système de contrôle d’accès » tu seras ensuite accueilli personnellement par notre équipe.
N’hésite pas à revenir vers nous si tu as des questions au XXXXXXXX A très vite !
- ONBOARDING J-1 : Wifi
Bonjour #firstname,
Nous sommes ravis de t'accueillir prochainement chez « XXXXXX » ! L’un des points clés du travail en coworking est la connexion internet, voici toutes les informations nécessaires pour profiter pleinement de notre espace :
📶 Le nom de notre réseau est XXXXXX
🔐 Voici le code de notre wifi : XXXXXXX
N’hésite pas à revenir vers nous si tu as des questions au XXXXXXXX A très vite !
ONBOARDING Jour J
Bonjour #firstname,
Bienvenue à XXXXXX
Voici quelques informations pratiques sur la vie au sein de ton nouvel espace de coworking.
En tout premier lieu, Le réseau WIFI à sélectionner est le suivant : XXXXX
Dont le code est : XXXXXX
Réservation des salles de réunion
Pour réserver les salles de réunion, tu dois te rendre dans le menu réunion de ton compte Tydeck. Si le créneau horaire est disponible, l’agenda acceptera automatiquement ta prise de réservation. Les nouveaux événements seront refusés si un événement est déjà planifié à la même heure.
N’hésite pas à nous contacter au XXXXXXX si tu as des questions.
A très vite.
Configuration des rubriques d’aide
Les rubriques d’aides apparaissent sur l’interface de vos clients. Elles ont pour objectif de rapidement communiquer des informations qui sont souvent dissimulées parmi une tonne de mails.
Voici les principaux thèmes de ces rubriques :
- Aide générale: Cette rubrique a pour but d’être assez libre pour chaque espace et communique en général des informations spécifiques à votre lieu tel que des règles de fonctionnement ou bien encore les contacts à privilégier.
- Accès au bâtiment : C’est ici que vous pourrez renseigner le processus d’accès à l’espace, bureaux et vos différentes salles. On y retrouve généralement les codes d’accès ou bien la procédure pour avoir accès aux serrures connectées.
- Connexion Wifi : De manière assez basique, cette rubrique permet de retrouver le nom du réseau Wifi ainsi que le mot de passe. Dans le cas d’une utilisation d’un système de connexion dédiée par utilisateur, il peut être intéressant d’y mettre la procédure ou la personne à contacter pour demander un accès.
- Impression : Nous recommandons d’y renseigner la localisation et le manuel d’utilisation des imprimantes de votre espace
Veuillez noter que ces rubriques d'aide ne seront visibles pour vos clients que si elles ont été dûment remplies.
Configuration des alertes
Au sein de Tydeck, vous trouverez différentes possibilités afin d’activer ou non certaines alertes automatiques suivant vos usages :
- Mouvement sur les carnets de tickets : cette partie concernera les achats réalisés via le module de marketplace. À destination du gestionnaire de l’espace, le but est de recevoir un mail lors de :
- L’achat d’un carnet de ticket : Concerne n’importe quel achat de l’une de vos formules paramétrées sur la marketplace qu’elles soient en pack, individuelles, disponible pour les externes ou bien uniquement en interne.
- La consommation d’un ticket : Vous avertit lorsque l’un des clients sélectionne une date pour utiliser l’un de ses tickets et poser une réservation.
- La suppression d’un ticket : Vous serez ici informé en cas d’annulation d’une réservation faite via la marketplace. Cette opération n’aura pas pour effet de rembourser votre client mais de recréditer son carnet de la valeur de sa réservation.
- Mouvement sur les réunions : une fois de plus, ces alertes sont à destination du gestionnaire de l’espace. Elle concerne cette fois-ci les réservations de salles de réunions prises par vos coworkers via le module de planning.
- Création d’une réunion par un coworker : Vous avertit lorsque l’un des clients sélectionne un créneau pour poser une réservation (le fonctionnement est le même que vos clients aient des crédits ou non).
- Modification d’une réunion par un coworker : Se déclenche lorsqu’un coworker apporte une modification à sa réservation sans forcément l’annuler. Par exemple, une durée plus longue, un changement de date, de salle etc.
- Suppression d’une réunion par un coworker : Le but est d’être informé lorsqu’un client annule une réservation dans le calendrier. Pour rappel, cette action est par défaut faisable jusqu’à 15 minutes avant le début de la réservation.
- Franchissement des seuils : Si vous utilisez un système de crédit, il est préférable d’avertir vos clients de l’atteinte des limites de leur consommation. À destination donc de vos coworkers (avec la possibilité de vous mettre en copie), des alertes sont paramétrables pour envoyer un :
- Message de prévention avant dépassement : Nous enverrons un mail d’alerte quand un coworker arrivera au pourcentage du seuil défini dans l’encart sur la droite (par défaut 80% du crédit)
- Message d’alerte lors du dépassement : Alerte envoyée lorsque l’intégralité des crédits d’une entreprise a été consommée. Pour rappel, la réservation de salles est toujours possible par la suite pour votre coworker. Cependant, il sera facturé en fonction de sa consommation et du prix horaire de la salle lors de sa prochaine facturation.
