Guide des contrats avec récurrences et modes de renouvellement

Introduction

TyDeck propose désormais une gestion avancée des contrats de location avec différentes options de récurrence de facturation et deux modes de renouvellement. Cette fonctionnalité vous permet d’adapter la facturation aux besoins spécifiques de chaque client et à vos pratiques commerciales.

Auparavant, tous les contrats étaient facturés mensuellement avec un prorata basé sur le calendrier. Désormais, vous avez la flexibilité de proposer des engagements trimestriels, semestriels ou annuels, avec la possibilité de choisir si les périodes de facturation s’alignent sur le calendrier ou sur la date de signature du contrat.

Cette évolution répond à plusieurs besoins :

• Simplification administrative : Moins de factures à traiter pour les contrats longue durée
• Flexibilité commerciale : Possibilité de proposer des remises sur engagement long terme
• Alignement comptable : Choix entre facturation calendaire ou à date anniversaire selon vos préférences

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Comprendre les types de récurrence

La récurrence définit à quelle fréquence le contrat sera facturé. Le montant que vous saisissez correspond au prix de la période choisie. Par exemple, si vous choisissez une récurrence trimestrielle et saisissez 3 000 €, ce montant sera facturé tous les 3 mois.

 

1. Paiement unique (aucune récurrence)

Le paiement unique est idéal pour les prestations ponctuelles ou les locations de courte durée. Avec cette option, le contrat est facturé une seule fois pour la totalité de la période, quelle que soit sa durée.

Cas d’usage typiques :

• Location ponctuelle d’un bureau pour un projet spécifique
• Prestation de service unique (installation, formation, etc.)
• Période d’essai offerte ou à tarif réduit

Comportement de la facturation :
Contrairement aux autres récurrences, le système génère une unique facture au mois de démarrage du contrat. Le montant saisi correspond au total dû pour l’ensemble de la période. Aucune facture supplémentaire ne sera générée les mois suivants, même si le contrat reste actif pendant plusieurs mois.

Exemple concret : Un client loue un bureau du 15 janvier au 30 avril pour un montant total de 3 000 €. La facture de 3 000 € sera émise en janvier, et rien ne sera facturé en février, mars ou avril.

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2. Récurrence mensuelle

La récurrence mensuelle est le mode de facturation le plus courant dans les espaces de coworking et de bureaux partagés. Elle offre une grande flexibilité tant pour le gestionnaire que pour le client.

Cas d’usage typiques :

• Location de bureau classique
• Abonnement coworking standard
• Contrats sans engagement ou avec préavis court
• Nouveaux clients dont on souhaite suivre l’activité de près

Avantages de la facturation mensuelle :

• Suivi régulier de la trésorerie
• Détection rapide des impayés
• Flexibilité pour les ajustements de tarifs
• Correspond aux habitudes de la plupart des clients

Point d’attention : Avec la récurrence mensuelle, vous générez 12 factures par an et par contrat. Pour les grands espaces avec de nombreux clients, cela peut représenter un volume administratif important.

 

3. Récurrence trimestrielle

La récurrence trimestrielle est très répandue dans le monde des affaires, notamment pour les contrats de services et les engagements de moyenne durée. Elle offre un bon équilibre entre stabilité des revenus et charge administrative.

Cas d’usage typiques :

• Contrats longue durée avec clients établis
• Offres avec engagement trimestriel et remise associée
• Grands comptes préférant une facturation groupée
• Alignement avec les déclarations de TVA trimestrielles

Avantages de la facturation trimestrielle :

• Réduction significative du nombre de factures (4 par an au lieu de 12)
• Trésorerie prévisible sur 3 mois
• Moins de relances potentielles
• Sentiment d’engagement plus fort côté client

Considération commerciale : Il est courant d’offrir une remise de 5 à 10% aux clients qui s’engagent sur une facturation trimestrielle par rapport au tarif mensuel.

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4. Récurrence semestrielle

La récurrence semestrielle s’adresse aux clients recherchant une relation stable et durable. Avec seulement 2 factures par an, cette option simplifie considérablement la gestion administrative.

Cas d’usage typiques :

• Grands comptes avec engagement ferme
• Entreprises ayant des cycles budgétaires semestriels
• Contrats de domiciliation longue durée
• Partenariats stratégiques

Points d’attention :

• Les montants facturés sont plus importants, ce qui peut créer des tensions de trésorerie pour certains clients
• En cas d’impayé, l’impact financier est plus significatif
• Prévoir des conditions de résiliation adaptées

Conseil : Réservez cette récurrence aux clients ayant fait leurs preuves en termes de fiabilité de paiement, ou sécurisez les paiements par prélèvement automatique.

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5. Récurrence annuelle

La récurrence annuelle représente l’engagement maximal. Elle convient aux relations commerciales établies et aux clients souhaitant simplifier au maximum leur gestion administrative.

Cas d’usage typiques :

• Abonnements annuels avec remise significative
• Clients institutionnels (administrations, grandes entreprises)
• Services de domiciliation
• Contrats de partenariat

Avantages pour le gestionnaire :

• Une seule facture par an à gérer
• Trésorerie sécurisée sur 12 mois
• Relation client stable et prévisible

Avantages pour le client :

• Remise annuelle souvent attractive (10 à 20%)
• Simplification comptable
• Pas de risque d’oubli de paiement mensuel

Bonnes pratiques :

• Toujours proposer un paiement échelonné en alternative pour les clients qui ne peuvent pas avancer la somme totale
• Prévoir des clauses de remboursement en cas de résiliation anticipée
• Envoyer un rappel quelques semaines avant la date de renouvellement

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Comprendre les Modes de Renouvellement

Le mode de renouvellement définit comment sont calculées les périodes de facturation. C’est un concept important qui influence directement les montants facturés, notamment en début et fin de contrat.

 

Mode “1er du mois” : l’approche calendaire

Avec le mode “1er du mois”, les périodes de facturation sont alignées sur le calendrier civil. Chaque période commence le 1er du mois et se termine le dernier jour du mois (ou de la période pour les récurrences supérieures au mois).

Principe de fonctionnement :
Imaginons un contrat mensuel démarrant le 15 janvier. Avec le mode “1er du mois” :

• La première facture couvrira la période du 15 au 31 janvier (proratisée)
• Les factures suivantes couvriront des mois complets : 1er au 28/29 février, 1er au 31 mars, etc.
• Si le contrat se termine le 20 avril, la dernière facture sera proratisée du 1er au 20 avril

Avantages de cette approche :

• Uniformité : Tous vos clients ont des périodes de facturation identiques, ce qui facilite les rapprochements comptables et les analyses mensuelles
• Clarté : Les périodes sont immédiatement compréhensibles (le mois de janvier, le 1er trimestre, etc.)
• Gestion simplifiée : La génération groupée des factures en début de mois est plus simple à organiser

Inconvénients :

• Prorata systématique si le contrat ne démarre pas le 1er du mois
• Le client paie une période incomplète le premier mois, ce qui peut créer de la confusion

Cas d’usage idéal :
Ce mode est particulièrement adapté si vous facturez tous vos clients en début de mois et souhaitez maintenir une cohérence dans vos périodes de facturation. C’est également le mode le plus intuitif pour les clients habitués à raisonner en termes de mois calendaires.

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Mode “Date Anniversaire” : L’approche contractuelle

Avec le mode “Date Anniversaire”, les périodes de facturation sont calculées à partir de la date de début du contrat. Chaque cycle commence le jour anniversaire et se termine la veille de ce même jour le mois suivant (ou plusieurs mois plus tard selon la récurrence).

Principe de fonctionnement :
Imaginons un contrat mensuel démarrant le 15 janvier. Avec le mode “Date anniversaire” :

• La première facture couvrira la période du 15 janvier au 14 février (période complète)
• La deuxième facture couvrira du 15 février au 14 mars
• Et ainsi de suite…

Pourquoi la période se termine-t-elle le 14 et non le 15 ?
Pour éviter les chevauchements. Si la période allait du 15 au 15, le jour du 15 serait compté deux fois (fin de la période précédente et début de la nouvelle). En terminant le 14, chaque jour n’appartient qu’à une seule période.

Avantages de cette approche :

• Pas de prorata au démarrage : Le client commence par une période complète, ce qui est plus clair et évite les questions
• Cohérence avec le contrat : La date de facturation correspond à la date de signature, ce qui est logique d’un point de vue commercial
• Périodes complètes : Sauf en fin de contrat, chaque facture couvre une période identique

Inconvénients :

• Les clients ont des dates de facturation différentes, ce qui peut compliquer la génération groupée
• Moins intuitif pour certains clients qui préfèrent raisonner en mois calendaires

Cas d’usage idéal :
Ce mode est particulièrement adapté si vous valorisez l’expérience client et souhaitez éviter les discussions autour du prorata du premier mois. Il est également pertinent pour les contrats signés en milieu de mois où le décalage avec le calendrier serait important.

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Exemples détaillés d’échéanciers

Les exemples suivants illustrent concrètement le fonctionnement de chaque combinaison de récurrence et mode de renouvellement. Les montants sont calculés selon les règles décrites précédemment.

 

Exemple 1 : Paiement Unique

Cet exemple illustre le cas le plus simple : une facturation unique pour l’ensemble de la période du contrat.

Configuration du contrat :

• Type : Bureau privatif
• Récurrence : Aucune (paiement unique)
• Montant HT : 3 000 €
• Date de début : 15 janvier 2025
• Date de fin : 30 avril 2025

Explication : Le client loue un bureau pour environ 3,5 mois dans le cadre d’un projet spécifique. Plutôt que de facturer mensuellement, vous avez convenu d’un forfait global de 3 000 € pour l’ensemble de la période.

Échéancier de facturation :

Mois	Période couverte	Montant HT	Remarque
Janvier 2025	15/01 → 30/04	3 000 €	Totalité facturée
Février 2025	-	0 €	Aucune facture
Mars 2025	-	0 €	Aucune facture
Avril 2025	-	0 €	Aucune facture

Total facturé : 3 000 €

Point clé : Avec le paiement unique, le mode de renouvellement (1er du mois ou date anniversaire) n’a pas d’impact puisqu’il n’y a qu’une seule facture.

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Exemple 2 : Récurrence mensuelle - Mode “1er du mois”

Cet exemple montre comment fonctionne le prorata avec le mode calendaire classique.

Configuration du contrat :

• Type : Bureau privatif
• Récurrence : Mensuelle
• Mode de renouvellement : 1er du mois
• Montant mensuel HT : 1 500 €
• Date de début : 15 janvier 2025
• Date de fin : 20 avril 2025
• Prorata temporis : Activé

Explication : Le client signe son contrat le 15 janvier pour un bureau à 1 500 €/mois. Avec le mode “1er du mois”, les périodes sont alignées sur le calendrier, ce qui génère un prorata pour le premier et le dernier mois.

Échéancier de facturation :

Mois	Période facturée	Jours facturés	Calcul	Montant HT
Janvier 2025	15/01 → 31/01	17 jours / 31	1 500 × (17/31)	822,58 €
Février 2025	01/02 → 28/02	28 jours / 28	1 500 × (28/28)	1 500,00 €
Mars 2025	01/03 → 31/03	31 jours / 31	1 500 × (31/31)	1 500,00 €
Avril 2025	01/04 → 20/04	20 jours / 30	1 500 × (20/30)	1 000,00 €

Total facturé : 4 822,58 €

Analyse :

• Le premier mois (janvier) est proratisé car le contrat démarre le 15 : seuls 17 jours sur 31 sont facturés
• Février et mars sont des mois complets, facturés au plein tarif
• Avril est proratisé car le contrat se termine le 20 : seuls 20 jours sur 30 sont facturés

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Exemple 3 : Récurrence mensuelle - Mode “Date anniversaire”

Cet exemple illustre la différence fondamentale avec le mode calendaire : les périodes sont calculées depuis la date de signature.

Configuration du contrat :

• Type : Bureau privatif
• Récurrence : Mensuelle
• Mode de renouvellement : Date anniversaire
• Montant mensuel HT : 1 500 €
• Date de début : 15 janvier 2025
• Date de fin : 20 avril 2025
• Prorata temporis : Activé

Explication : Même contrat que l’exemple précédent, mais cette fois avec le mode “Date anniversaire”. Les périodes commencent le 15 de chaque mois (date de signature) et non le 1er.

Échéancier de facturation :

Mois de facturation	Période couverte	Jours facturés	Calcul	Montant HT
Janvier 2025	15/01 → 14/02	31 jours / 31	1 500 × (31/31)	1 500,00 €
Février 2025	15/02 → 14/03	28 jours / 28	1 500 × (28/28)	1 500,00 €
Mars 2025	15/03 → 14/04	31 jours / 31	1 500 × (31/31)	1 500,00 €
Avril 2025	15/04 → 20/04	6 jours / 30	1 500 × (6/30)	300,00 €

Total facturé : 4 800,00 €

Analyse :

• Le premier mois couvre une période complète du 15/01 au 14/02, donc pas de prorata
• Les mois suivants sont également des périodes complètes
• Seul le dernier mois est proratisé car le contrat se termine le 20/04, alors que la période aurait dû aller jusqu’au 14/05

Comparaison avec l’exemple 2 :
Le total facturé est légèrement inférieur (4 800 € vs 4 822,58 €) car le prorata ne s’applique qu’à la fin du contrat et non au début.

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Exemple 4 : Récurrence trimestrielle - Mode “1er du mois”

Cet exemple montre le fonctionnement d’une récurrence trimestrielle avec alignement calendaire.

Configuration du contrat :

• Type : Bureau privatif
• Récurrence : Trimestrielle
• Mode de renouvellement : 1er du mois
• Montant trimestriel HT : 4 000 €
• Date de début : 15 janvier 2025
• Date de fin : 15 novembre 2025
• Prorata temporis : Activé

Explication : Le client s’engage pour environ 10 mois avec une facturation trimestrielle. Le montant de 4 000 € correspond au prix d’un trimestre complet. Avec le mode “1er du mois”, les trimestres sont alignés sur le calendrier (janvier-mars, avril-juin, etc.).

Échéancier de facturation :

Mois de facturation	Période couverte	Calcul	Montant HT
Janvier 2025	15/01 → 31/03	Prorata 76 jours / 90	3 377,78 €
Avril 2025	01/04 → 30/06	Période complète	4 000,00 €
Juillet 2025	01/07 → 30/09	Période complète	4 000,00 €
Octobre 2025	01/10 → 15/11	Prorata 46 jours / 92	2 000,00 €

Détail du calcul de prorata :

• Janvier : Le contrat démarre le 15/01. La période théorique du 1er trimestre est du 01/01 au 31/03 (90 jours). Le client est présent du 15/01 au 31/03, soit 76 jours. Prorata : 4 000 × (76/90) = 3 377,78 €
• Octobre : Le contrat se termine le 15/11. La période théorique du 4ème trimestre est du 01/10 au 31/12 (92 jours). Le client est présent du 01/10 au 15/11, soit 46 jours. Prorata : 4 000 × (46/92) = 2 000 €

Total facturé : 13 377,78 €

Point clé : Avec la récurrence trimestrielle, seuls 4 factures sont émises sur 10 mois, contre 10 en mensuel. Cela représente un gain administratif significatif.

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Exemple 5 : Récurrence trimestrielle - Mode “Date Anniversaire”

Cet exemple illustre la même récurrence trimestrielle mais avec des périodes calculées depuis la date de signature.

Configuration du contrat :

• Type : Bureau privatif
• Récurrence : Trimestrielle
• Mode de renouvellement : Date anniversaire
• Montant trimestriel HT : 4 000 €
• Date de début : 15 janvier 2025
• Date de fin : 15 novembre 2025
• Prorata temporis : Activé

Explication : Même contrat que l’exemple 4, mais les périodes trimestrielles commencent le 15 de chaque trimestre (15/01, 15/04, 15/07, 15/10) au lieu de s’aligner sur le calendrier.

Échéancier de facturation :

Mois de facturation	Période couverte	Calcul	Montant HT
Janvier 2025	15/01 → 14/04	Période complète (90 jours)	4 000,00 €
Avril 2025	15/04 → 14/07	Période complète (91 jours)	4 000,00 €
Juillet 2025	15/07 → 14/10	Période complète (92 jours)	4 000,00 €
Octobre 2025	15/10 → 15/11	Prorata 32 jours / 92	1 391,30 €

Détail du calcul de prorata :

• Les trois premiers trimestres sont des périodes complètes, donc facturés au plein tarif
• Octobre : Le contrat se termine le 15/11. La période théorique aurait été du 15/10 au 14/01 (92 jours). Le client est présent du 15/10 au 15/11, soit 32 jours. Prorata : 4 000 × (32/92) = 1 391,30 €

Total facturé : 13 391,30 €

Comparaison avec l’exemple 4 :

• Le mode “Date anniversaire” évite le prorata du premier trimestre
• Le total est légèrement supérieur car les premiers trimestres sont facturés en entier
• La facture d’octobre est plus faible car le prorata porte sur une période plus courte

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Exemple 6 : Contrat sans prorata temporis

Cet exemple montre le comportement lorsque l’option prorata temporis est désactivée.

Configuration du contrat :

• Type : Poste en coworking
• Récurrence : Mensuelle
• Mode de renouvellement : 1er du mois
• Montant mensuel HT : 350 €
• Date de début : 20 mars 2025
• Date de fin : 10 juin 2025
• Prorata temporis : Désactivé

Explication : Pour ce poste de coworking à petit tarif, vous avez choisi de ne pas appliquer le prorata. La règle est simple : tout mois commencé est dû en intégralité.

Échéancier de facturation :

Mois	Période de présence	Montant HT	Remarque
Mars 2025	20/03 → 31/03	350 €	Mois complet facturé (12 jours de présence)
Avril 2025	01/04 → 30/04	350 €	Mois complet
Mai 2025	01/05 → 31/05	350 €	Mois complet
Juin 2025	01/06 → 10/06	350 €	Mois complet facturé (10 jours de présence)

Total facturé : 1 400 €

Analyse :

• En mars, le client n’est présent que 12 jours mais paie le mois complet
• En juin, le client n’est présent que 10 jours mais paie également le mois complet
• Avec prorata, le total aurait été : 350×(12/31) + 350 + 350 + 350×(10/30) = 135,48 + 350 + 350 + 116,67 = 952,15 €

Quand utiliser cette option :

• Politique commerciale “tout mois entamé est dû”
• Petits montants où le calcul de prorata n’est pas justifié
• Simplification de la facturation et des explications au client

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Tableau récapitulatif des combinaisons

Ce tableau synthétise toutes les combinaisons possibles de récurrence et mode de renouvellement, avec leurs caractéristiques principales.

Récurrence	Mode Renouvellement	Fréquence factures	Période couverte par facture
Unique	N/A	1 seule	Totalité du contrat
Mensuelle	1er du mois	Chaque mois	1er → dernier jour du mois
Mensuelle	Date anniversaire	Chaque mois	Jour D → Jour D-1 mois suivant
Trimestrielle	1er du mois	Tous les 3 mois	1er du trimestre → dernier jour du trimestre
Trimestrielle	Date anniversaire	Tous les 3 mois	Jour D → Jour D-1, 3 mois plus tard
Semestrielle	1er du mois	Tous les 6 mois	1er du semestre → dernier jour du semestre
Semestrielle	Date anniversaire	Tous les 6 mois	Jour D → Jour D-1, 6 mois plus tard
Annuelle	1er du mois	1 fois par an	1er du mois → dernier jour du 12ème mois
Annuelle	Date anniversaire	1 fois par an	Jour D → Jour D-1, 12 mois plus tard

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L’option prorata temporis en détail

Le prorata temporis (du latin “en proportion du temps”) est un mécanisme de calcul qui ajuste le montant facturé en fonction du nombre de jours réellement couverts par rapport à la période théorique.

 

Avec prorata temporis (activé par défaut)

Lorsque le prorata est activé, le montant est calculé proportionnellement au nombre de jours de présence effective par rapport à la période théorique complète.

Formule de calcul :

Montant facturé = Prix de base × (Nombre de jours effectifs / Nombre de jours théoriques)

Exemple concret :

• Prix mensuel : 1 500 €
• Période théorique : 1er au 31 janvier (31 jours)
• Période effective : 15 au 31 janvier (17 jours)
• Calcul : 1 500 × (17/31) = 822,58 €

Avantages du prorata :

• Équité pour le client qui ne paie que ce qu’il consomme
• Transparence dans la facturation
• Évite les discussions sur les montants
• Professionnalisme perçu

Quand l’utiliser :

• Contrats démarrant ou se terminant en cours de période
• Montants significatifs où le prorata représente une somme non négligeable
• Relation commerciale où la précision est valorisée
• La grande majorité des contrats de location

 

Sans prorata temporis

Lorsque le prorata est désactivé, le montant complet de la période est facturé dès lors qu’il y a une présence, même d’un seul jour.

Comportement :

• Présence d’1 jour sur le mois → facturation du mois complet
• Présence de 15 jours → facturation du mois complet
• Présence de 30 jours sur 31 → facturation du mois complet

Quand désactiver le prorata :

• Politique commerciale explicite “tout mois entamé est dû”
• Petits montants (abonnement café, casier, etc.) où le prorata serait dérisoire
• Simplification administrative souhaitée
• Contrats très courts où le prorata créerait de la confusion

Point de vigilance : Si vous désactivez le prorata, assurez-vous que cette politique est clairement communiquée au client avant la signature du contrat pour éviter les litiges.

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Configuration dans Tydeck

 

Création d’un nouveau contrat

Pour créer un contrat avec les nouvelles options de récurrence, suivez ces étapes :

1. Accédez à la fiche client
   Depuis le menu principal, naviguez vers la liste des clients et sélectionnez le client concerné.

2. Initiez la création du contrat
   Cliquez sur le bouton “Nouveau contrat” ou “Nouvelle réservation” dans la section des contrats du client.

3. Renseignez les informations de base

   • Espace/Bureau : Sélectionnez le bureau privatif ou le poste de coworking concerné
   • Nombre de postes : Indiquez le nombre de postes si applicable

4. Définissez les dates

   • Date de début : Date de prise d’effet du contrat (obligatoire)
   • Date de fin : Date de fin du contrat (optionnelle pour les contrats à durée indéterminée)

5. Configurez la récurrence

   • Récurrence : Choisissez parmi les options disponibles (Aucune, Mensuelle, Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
   • Renouvellement : Sélectionnez “1er du mois” ou “Date anniversaire”

6. Définissez le tarif

   • Montant HT : Saisissez le prix correspondant à la période de récurrence choisie
   • Taux de TVA : Vérifiez ou modifiez le taux de TVA applicable

7. Options avancées

   • Prorata temporis : Cochez ou décochez selon votre politique de facturation
   • Crédits salle de réunion : Si applicable, indiquez le nombre d’heures incluses

8. Validez
   Cliquez sur “Enregistrer” pour créer le contrat.

 

Modification d’un contrat existant

Vous pouvez modifier les paramètres de récurrence et de renouvellement d’un contrat existant :

1. Accédez à la fiche client
2. Localisez le contrat dans la liste
3. Cliquez sur le bouton d’édition (icône crayon)
4. Modifiez les paramètres souhaités
5. Enregistrez les modifications

Important : Les modifications prennent effet à partir de la prochaine période de facturation. Les factures déjà émises ne sont pas modifiées rétroactivement.

 

Visualisation de l’échéancier

Pour visualiser l’échéancier prévisionnel d’un contrat :

1. Accédez à la fiche client
2. Consultez la section “Comptabilité” ou “Échéancier”
3. Le système affiche les factures passées et une projection des factures futures basée sur la configuration actuelle du contrat

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Bonnes pratiques et recommandations

 

Choix de la récurrence

Pour les nouveaux clients :
Privilégiez la récurrence mensuelle pour les premiers mois de la relation. Cela vous permet de :

• Évaluer la fiabilité de paiement du client
• Ajuster facilement les conditions si nécessaire
• Proposer ensuite une migration vers une récurrence plus longue avec remise

Pour les clients établis :
Proposez proactivement des récurrences trimestrielles ou annuelles avec une remise associée. Cela :

• Fidélise le client
• Sécurise vos revenus
• Réduit votre charge administrative

 

Choix du mode de renouvellement

Mode “1er du mois” recommandé si :

• Vous facturez tous vos clients en début de mois
• Vous préférez des périodes calendaires standard
• Votre comptabilité est organisée par mois civil

Mode “Date anniversaire” recommandé si :

• Vous valorisez l’expérience client (pas de prorata au 1er mois)
• Les contrats sont signés à des dates diverses
• Vous souhaitez que la date de facturation corresponde à la date de signature

 

Gestion du prorata

Activez le prorata pour :

• Les montants supérieurs à 200-300 €/mois
• Les clients professionnels exigeants
• Les contrats de longue durée

Désactivez le prorata pour :

• Les petits abonnements (< 100 €/mois)
• Les services annexes (café, ménage, casier)
• Les locations très courtes (quelques jours)

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Questions Fréquentes

 

Q : Que se passe-t-il si je change la récurrence en cours de contrat ?

R : Le changement prend effet à partir de la prochaine période de facturation. Les factures déjà générées restent inchangées. Par exemple, si vous passez d’une récurrence mensuelle à trimestrielle le 15 février, la facture de février sera encore mensuelle, et la première facture trimestrielle sera générée le mois suivant selon le calendrier de facturation.

 

Q : Puis-je avoir des contrats avec différentes récurrences pour le même client ?

R : Oui, absolument. Chaque contrat a sa propre configuration indépendante de récurrence et de mode de renouvellement. Un même client peut donc avoir :

• Un bureau en location mensuelle
• Un abonnement parking en trimestriel
• Un service de ménage en semestriel

Les factures générées regrouperont automatiquement les différents contrats arrivant à échéance le même mois.

 

Q : Comment fonctionne la facturation si le contrat n’a pas de date de fin ?

R : Le contrat est considéré comme à durée indéterminée (CDI). Il continue d’être facturé selon la récurrence choisie jusqu’à ce que :

• Une date de fin soit définie manuellement
• Le contrat soit résilié

C’est le cas le plus courant pour les locations de bureaux classiques.

 

Q : Le prorata s’applique-t-il à toutes les récurrences ?

R : Oui, le prorata temporis fonctionne avec toutes les récurrences (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle) et les deux modes de renouvellement. Le calcul s’adapte automatiquement à la durée de la période concernée.

 

Q : Quelle est la différence entre “Aucune récurrence” et une récurrence annuelle ?

R : La différence est fondamentale :

• Aucune récurrence (paiement unique) : Le montant saisi est facturé une seule fois au démarrage, quelle que soit la durée du contrat. Si le contrat dure 3 ans, vous ne générerez qu’une seule facture.

• Récurrence annuelle : Le montant saisi est facturé chaque année à la date d’anniversaire ou au 1er du mois. Si le contrat dure 3 ans, vous générerez 3 factures annuelles.

 

Q : Que se passe-t-il si un client a un contrat trimestriel mais souhaite partir au bout de 2 mois ?

R : Si le prorata est activé, le système calculera automatiquement le montant dû pour les 2 mois de présence effective. Si le prorata est désactivé, le trimestre entamé sera dû en totalité. Dans tous les cas, vérifiez les conditions de résiliation anticipée prévues dans votre contrat commercial.

 

Q : Les récurrences affectent-elles les prélèvements automatiques ?

R : Oui, si vous utilisez le prélèvement automatique (SEPA via Stripe ou GoCardless), les prélèvements suivront le calendrier de facturation défini par la récurrence. Un contrat trimestriel générera un prélèvement tous les 3 mois du montant trimestriel.

 

Q : Comment sont gérés les mois de février et les années bissextiles ?

R : Le système prend en compte automatiquement le nombre réel de jours de chaque mois pour le calcul du prorata. Février compte 28 ou 29 jours selon l’année, et cela est intégré dans tous les calculs.

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Glossaire

• Récurrence : Fréquence à laquelle le contrat est facturé (mensuelle, trimestrielle, etc.)
• Mode de renouvellement : Méthode de calcul des périodes de facturation (1er du mois ou date anniversaire)
• Prorata temporis : Calcul proportionnel du montant en fonction du temps de présence effectif
• Période théorique : Durée complète d’une période de facturation (ex : 1 mois, 1 trimestre)
• Période effective : Durée réelle de présence du client sur la période
• Date anniversaire : Jour du mois correspondant à la date de début du contrat

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Support

Pour toute question concernant la configuration des contrats ou l’interprétation des échéanciers, n’hésitez pas à :

• Consulter la documentation en ligne de Tydeck
• Contacter l’équipe support Tydeck
• Vérifier les exemples de cette documentation qui couvrent les cas les plus courants