Optimisez la gestion de contrats et devis avec YouSign dans Tydeck : création, personnalisation, signature électronique et suivi depuis l'interface client
Ces fonctionnalités sont disponibles si vous avez souscrit à l’option signature électronique.
Grâce à une connexion avec YouSign, profitez de la possibilité de gérer des documents avec signature électronique directement depuis votre fiche client.
SIGNATURE DE CONTRATS
Tout d’abord, la première fonctionnalité mise à disposition concerne la création et la signature de contrats.
Tydeck distingue entre le contrat commercial et le contrat juridique. Une réservation d'espace, considérée comme un contrat commercial, ne nécessite pas toujours l'établissement d'un contrat juridique. Il vous appartient de déterminer dans quelles situations un contrat spécifique est nécessaire. Dans la plupart des cas, seules les réservations récurrentes exigent la signature d'un contrat particulier. Pour les autres cas, les conditions générales de vente présentes sur votre site web suffisent amplement.
Dans l'onglet contrat d'une fiche client, vous pourrez suivre l’évolution de la signature du contrat. Mais avant cela, voyons comment créer votre document :
- Entrez dans une fiche client puis dans l'onglet contrat et commencez par cliquer sur le bouton « Ajouter un contrat » en bas de page afin de lancer le processus de création.
- La première étape consiste à sélectionner le ou les produits concernés par le contrat. Vous n'êtes pas obligé de sélectionner un produit.
- Ensuite, vous pourrez choisir si besoin un modèle pré enregistré de contrat ou bien en créer un nouveau en passant directement à l’étape suivante. Si vous sélectionnez un modèle, tous votre texte de base sera remplacé par le texte du modèle. Donc dans le cas d'une modifcation de contrat, ne sélectionnez pas de modèle !
- La troisième étape concerne les signataires du contrat. Par défaut, les champs sont pré remplis avec les informations de l’administrateur du lieu et du responsable de l’entreprise concernée. Deux options s’offrent à vous à cette étape du parcours :
- Si vous ne renseigner que le mail du responsable, vous ferez une signature simple. C’est-à-dire que le contrat sera envoyé par mail au responsable et suivra le parcours classique de signature électronique. Avec tous les risques lié au mail non reçus (spam).
- Si vous décidez d’aussi remplir le numéro de téléphone, vous passerez sur une signature renforcée. Qui est assez similaire au processus classique mais qui ajoutera un code validation envoyé par SMS pour plus de sécurité. Votre certification de sécurité sera aussi améliorée grâce à cela.
- L’étape suivante porte sur l’édition du contrat. Lors de la création d’un contrat, vous pourrez rédiger ce dernier via l’interface d’édition. Vous pourrez notamment y utiliser les étiquettes personnalisées sur le côté droit de votre écran afin d’automatiquement remplacer ces étiquettes par les informations renseignées sur la fiche client.
Quelques informations utiles :- Si vous souhaitez créer un nouveau modèle, à cette étape de la rédaction vous pourrez utiliser le bouton « enregistrer le modèle » afin de le garder en référence.
- Cliquer sur le bouton « enregistrer le modèle » alors que vous avez modifié un modèle existant écrasera la sauvegarde et prendra le modèle le plus récent comme référence.
- Pour enregistrer le contrat pour une modification ultérieure sans toucher au modèle de base, cliquer sur « Enregistrer »
- Afin de passer à l’étape suivante, votre document doit :
- Avoir un titre
- Contenir la balise « [[SignaturesAnchor]]» correspondant à l’emplacement de signature des différents partis
- Votre document étant maintenant prêt, la dernière étape propose deux choix :
- Envoyer le document pour signature électronique : via Tydeck nous informerons votre client que sa signature est requise. Le reste du processus est celui de YouSign, vous pourrez ainsi suivre son évolution depuis la fiche client de Tydeck et serrez informés de la signature.
- Télécharger le document en PDF pour une signature classique : cela vous permettra de l’envoyer manuellement par mail par exemple ou bien de l’imprimer pour une signature manuscrite. Nous ne pourrons cependant pas faire remonter la signature sur l’interface Tydeck.
CREATION DE DEVIS
La seconde fonctionnalité de cette option consiste à la création et l'envoi de devis directement depuis Tydeck.
- Dans un premier temps, la création du devis débute par un formulaire similaire à celui pour enregistrer une réservation. Vous pourrez ensuite y ajouter tous les éléments à deviser pour votre client ainsi que les éventuelles remises.
- Une fois vos produits ajoutés, vous pouvez passer à l'étape suivante. Ainsi il vous sera proposé de personnaliser les différents encarts (en tête du devis et conditions en bas de page)
- Pour finir, le processus reste le même que précédemment : il ne vous restera qu'à renseigner les informations du signataire et à l'envoyer pour signature électronique.
- Une fois votre devis signé, vous en serez informé par mail et sur votre interface Tydeck. De plus, la réservation sera automatiquement crée avec les informations du devis.